Comment relancer un client qui ne paye pas ?

En tant que dirigeant ou gérant de TPE et PME, vous faites face à de nombreux problèmes tous les jours. Le retard de paiement de la part de certains clients en fait partie. Cette situation est vraiment désagréable et difficile à vivre. Elle est pourtant assez récurrente dans la vie d’une TPE et PME. Même les grandes entreprises peuvent être concernées par le retard de paiement des factures. Si cela vous arrive, sachez que des solutions existent.

La relance téléphonique, une bonne solution

La relance client est une étape difficile, surtout pour les petites entreprises. Mais elle est indispensable. Pour cela, faites du téléphone votre arme. Souvent, les gérants et les dirigeants pensent qu’appeler le client qui n’a pas encore payé sa facture est à faire seulement en dernier recours. Mais c’est une véritable erreur. Au contraire, il faut le contacter directement et le téléphone est un excellent moyen pour la relance client. De plus, les factures impayées constituent de véritables handicaps et peuvent même mettre en danger votre trésorerie qui doit être maintenue à flot en tout temps.

S’il s’agit d’une grande structure, il faut s’adresser au bon interlocuteur pour éviter les longues attentes. Vous aurez surtout besoin des coordonnées de son trésorier ou de son service comptable. Ces derniers peuvent, en effet, se charger du paiement si jamais il y a eu un oubli ou un quelconque problème à l’origine du non-paiement. Pendant l’appel, vous devez rester calme, précis et bref. N’oubliez pas de faire un rappel du numéro de la facture afin que votre interlocuteur puisse en prendre note. Il est également indispensable de fixer la date du paiement pour que le responsable lance la procédure. Vous devez aussi préciser les moyens de paiement : virement bancaire, chèque, espèce… Si ce client, qui n’a pas payé sa facture, est un mauvais payeur, ne prenez pas de chèque, car le risque d’absence de provision est assez grand dans ce cas de figure.

L’envoi de lettre de relance au client

Après avoir appelé votre créancier afin de le relancer sur le non-paiement de sa facture, il se peut que vous obteniez gain de cause dans le plus bref délai possible. Malheureusement, il est aussi possible que la relance client par téléphone n’ait rien donné. Dans ce cas, il faut passer à la vitesse supérieure avec une lettre. Cette dernière doit être synthétique. En aucun cas, la lettre de relance ne doit donner l’impression de forcer votre créancier à payer ou à proférer des menaces. Le destinataire ne doit pas se sentir braqué et oppressé en la lisant.

Dans la lettre de relance, il est indispensable de rappeler la facture impayée ainsi que les conditions générales de vente qu’il a acceptées. Ce document est utile si jamais un jour, vous aurez besoin de prouver que vous avez déjà fait une relance client, mais en vain. D’ailleurs, c’est dans votre droit de réclamer des pénalités de retard puisque votre créancier n’a pas payé ce qu’il vous doit à la date convenue. À noter que celles-ci sont encadrées par la loi, grâce l’article L 441-6 du Code de Commerce. Elles constituent un très bon moyen de le faire réagir s’il est trop lent à vous payer. Elles sont une sorte de compensation aux pertes que le retard du règlement de facture ait engendrées.

Parfois, une simple lettre de relance ne suffit pas. Dans ce cas, vous devez aller plus loin en envoyant une autre plus contraignante. Il s’agit plus précisément d’une lettre d’avertissement dans laquelle vous signalez à votre destinataire que vous n’avez pas encore reçu le paiement compte tenu des réclamations déjà faites. Vous pouvez aussi lui dire que vous allez confier la relance à un mandataire de recouvrement comme un avocat ou un huissier par exemple. Et pour son envoi, le courrier recommandé est le moyen le plus sûr pour vous assurer que le client l’a bien reçu. À savoir que la lettre d’avertissement n’a pas de valeur juridique. C’est juste un moyen de lui mettre la pression.

Faire un ultimatum avec une lettre de mise en demeure

Après toutes les étapes précitées, votre client vous aurait déjà payé. Il est assez rare qu’il ne le fasse pas encore à ce stade. Quoi qu’il en soit, tout est possible et pour réclamer le paiement de sa facture, la lettre de mise en demeure est effective. C’est d’ailleurs la dernière étape avant de commencer une procédure judiciaire. Cette mise en demeure permet au client de régler le problème à l’amiable et éviter ainsi une poursuite au tribunal. De plus, vous devez absolument passer par cette dernière étape avant de porter plainte.

Puisqu’elle a une importance capitale, il est plus judicieux de faire appel à un avocat pour sa rédaction et son expédition. Cette lettre comporte une date butoir pour le paiement, une synthèse du différend, une date précise pour l’envoi ainsi que votre adresse et celle de votre client.

Bref, le retard de paiement peut résulter de nombreuses situations. Si jamais cela vous arrive, ne tardez pas à relancer l’entreprise ou le particulier pour qu’il puisse vous payer le plus vite possible.

En cas de litiges, vous pouvez vous faire assister par un cabinet d’avocat : recouvrement créances